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Dites adieu aux recherches interminables de vos dossiers papier

Votre dossier d’assurances, votre dossier personnel auprès de votre employeur, vos amendes de parking à la police, votre dossier médical… Même si vous n’y prêtez pas souvent attention, votre vie est jalonnée de données sur support papier. Une multitude de dossiers et données qui sont archivés sur papier conformément aux délais de conservation légaux.

Un besoin clair

L’archivage de ces données confidentielles ne coule pas de source. Outre l’espace qu’ils occupent, ces dossiers papier nécessitent une protection infaillible.
En tant qu’expert de la protection et des solutions données intelligentes, Securitas s’est associée avec Youston. « Nous avons noté que cette problématique était récurrente chez nombre de nos clients : grandes banques, compagnies d’assurance, hôpitaux, administrations communales… Il y avait un véritable besoin d’approche numérique pour la conservation et le traitement des archives papier », déclare Wim Bisschops, ICT Solutions Director chez Securitas.

Dites adieu aux recherches interminables de vos dossiers papier

Il y avait un véritable besoin d’approche numérique pour la conservation et le traitement des archives papier

– Wim Bisschops

Du document aux données

Avec son approche spécifique, Youston est unique en Belgique. « Nous sommes vraiment là pour soutenir les entreprises dans leur transition du document papier aux données numériques. Notre objectif essentiel est d’épargner tout souci à nos clients : nous stockons et gérons leurs archives papier. À tout moment, ils peuvent demander un document spécifique, qui sera disponible dans l’heure au format numérique. Dites adieu à la location d’espaces d’archivage et à l’interminable recherche d’un document caché », indique Pieter Vansynghel, le CEO de Youston.

Vous voulez en savoir plus sur notre méthode pour protéger et numériser vos principaux documents ? Lisez ceci.

De Bruxelles à Paris : 350 km de papier

Tout commence par les 350 km de papier conservés dans les archives de Youston. P. Vansynghel : « Si nous étalions les documents papier qui se trouvent actuellement dans nos archives, nous couvririons la distance de Bruxelles à Paris. Notre ambition est d’aller jusqu’à Rome d’ici à 2023. »

La numérisation des documents papier ne se limite pas à leur simple stockage dans des boîtes en carton et à leur scanning. Grâce à un système de référence sur mesure, chaque document est disponible en un instant et peut être livré au client sur demande, en numérique ou sur papier.

Youston dispose d’algorithmes de reconnaissance de texte intelligents. Ils permettent d’identifier de nombreux éléments, sur la base de la structure « physique » d’un document scanné. Par exemple, les algorithmes identifient le type de document et y distinguent automatiquement les données pertinentes.

En toute sécurité

Le niveau de confidentialité des dossiers que Youston conserve actuellement est tel que des mesures de sécurité hors normes sont indispensables. « Securitas surveille nos entrées numériques et physiques. La sécurité des informations que nous traitons est assurée à tout moment par un système de suivi étendu, le cryptage de vos données et des connexions de données sécurisées. Grâce à l’expertise en cybersecurity de Securitas, nous pouvons garantir que la numérisation des documents se déroule en toute sécurité », confirme P. Vansynghel. « Pour préparer l’avenir, nous examinons les opportunités offertes par la gestion de données intelligente via le cloud de Securitas », complète Wim Bisschops.

Vansynghel : « Nos collaborateurs ne travaillent que pour Youston et renouvèlent leur contrat de confidentialité deux fois par an. Les smartphones restent en-dehors des archives. Nos bâtiments sont protégés par des caméras et des systèmes de clés reliés à la centrale d’alarme de Securitas. Tous les documents sont conservés dans des boîtes identiques et anonymes. Seul un système de code à barres très spécifique permet de savoir où se trouve chaque document. Cette multiplicité de procédures de sécurité garantit l’infaillibilité de notre système. Bref, ni les fuites de données ni les cambrioleurs n’ont la moindre chance. »

Plus d’informations sur les possibilités pour votre organisation ? Écrivez à ICT.presales@securitas.be.

Publié : 04-06-2020

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