Blogpost

De urenlange zoektocht naar een papieren dossier is verleden tijd

Je dossier bij je verzekering, je personeelsdossier bij je werkgever, je parkeerboete bij de politie, je medisch dossier, … Je staat er niet vaak bij stil: een groot deel van deze data wordt nog op papier bijgehouden. Tal van gegevens en dossiers worden volgens wettelijke bewaartermijnen in papieren archieven bewaard.

Een duidelijke behoefte

Het archiveren van deze confidentiële gegevens is niet vanzelfsprekend. Los van de benodigde ruimte, vragen deze papieren dossiers een waterdichte beveiliging.
Als expert in beveiliging en intelligente dataoplossingen, startte Securitas daarom een partnership met Youston. “We zagen deze problematiek terugkomen bij tal van onze klanten, denk aan grootbanken, verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen en gemeentebesturen. Er was een echte behoefte aan een digitale aanpak voor de bewaring en verwerking van papieren archieven.” zegt Wim Bisschops, ICT Solutions Director bij Securitas.

De urenlange zoektocht naar een papieren dossier is verleden tijd

“Er was een echte behoefte aan een digitale aanpak voor de bewaring en verwerking van papieren archieven”

– Wim Bisschops

Van document naar data

Youston is met zijn specifieke aanpak uniek in België. “We zijn er echt om bedrijven te ondersteunen in hun switch van document naar data. Het ontzorgen van onze klanten staat centraal: we stockeren en beheren hun papieren archieven. Daaruit kunnen onze klanten op elk moment een specifiek document aanvragen. Binnen het uur heb je dat document digitaal ter beschikking. Het huren van kantoorverdiepingen als archiefruimte en de urenlange zoektocht naar een ver verborgen document zijn verleden tijd.” legt Pieter Vansynghel uit, CEO bij Youston.

Meer weten over hoe we uw belangrijkste assets beschermen en digitaliseren ? Lees het hier.

Van Brussel tot Parijs: 350 km aan papier

Alles begint bij de 350 km papier die wordt bewaard in de archieven van Youston. Vansynghel: “Als we vandaag het papier in ons archief bij elkaar zouden bundelen, overbruggen we dus een afstand van Brussel tot Parijs. Onze ambitie is om in 2023 van Brussel tot in Rome te geraken.”

Het ‘digitaliseren’ van het papieren documenten gaat verder dan de eenvoudige stockage in kartonnen dozen en het inscannen van documenten. Dankzij een op maat gemaakt referentiesyteem wordt ieder document in een mum van tijd teruggevonden en op aanvraag digitaal bezorgd of op papier geleverd aan de klant.

Youston beschikt ook over intelligente tekstherkenningsalgoritmes. Op die manier worden, aan de hand van de ‘fysieke’ structuur van een ingescand document, heel wat elementen herkend. De algoritmes geven bijvoorbeeld aan over wat voor soort document het gaat en pikken er automatisch de relevante dossiergegevens uit.

Veiligheid

De confidentialiteit van de dossiers die Youston momenteel bewaart is van zo’n belang dat een verregaande veiligheidsaanpak een must is. “Securitas bewaakt onze fysieke en digitale deur. De veiligheid van de informatie die wij verwerken wordt ten allen tijde bewaakt door een uitgebreid trackingsysteem, de versleuteling van uw gegevens en beveiligde dataverbindingen. Dankzij de cybersecurity expertise van Securitas kunnen we er voor zorgen dat de digitalisering van documenten veilig verloopt.” bevestigt Vansynghel. “We bekijken met oog op de toekomst ook de mogelijkheden van ‘smart’ databeheer via de Securitas cloud.” vult Wim Bisschops aan.

Vansynghel: “Onze medewerkers werken allemaal vast voor Youston en vernieuwen twee maal per jaar hun confidentialiteitsovereenkomst. Smartphones mogen niet mee in het archief. Onze gebouwen zijn beveiligd met camera’s en sleutelsystemen die verbonden staan met de Securitas meldkamer. Alle documenten worden bewaard in identieke anonieme dozen. Enkel via een zeer specifiek barcodesysteem valt te achterhalen welk document zich waar bevindt. En zo zijn er tal van veiligheidsprocedures die ervoor zorgen dat ons systeem waterdicht is. Kortom, zowel informatielekken als indringers krijgen geen kans.”

Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Contacteer ons voor meer info via ICT.presales@securitas.be.

Geplaatst op: 04-06-2020

Lees meer blogposts

Start typing and press Enter to search

Shopping Cart
Copy link
Powered by Social Snap